Bewirtungskosten absetzen: Diese strengen Regeln gelten für Unternehmen

Bewirtungskosten absetzen: Diese strengen Regeln gelten für Unternehmen

In Deutschland gelten strenge Regeln für die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten im geschäftlichen Bereich. Nur 70 Prozent dieser Ausgaben können geltend gemacht werden, und eine lückenlose Dokumentation ist Pflicht. Seit 2020 ist das Verfahren durch neue elektronische Aufzeichnungspflichten für Gastronomiebetriebe noch komplexer geworden.

Bei Rechnungen unter 250 Euro müssen Unternehmen den vollständigen Namen und die Adresse des Leistungsanbieters, das Rechnungsdatum sowie eine detaillierte Beschreibung der Ware oder Dienstleistung angeben. Zudem sind das Datum der Leistungserbringung und der Gesamtpreis zu vermerken. Übersteigt die Rechnungssumme 250 Euro, werden zusätzliche Angaben fällig: die Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie der Name des steuerpflichtigen Gastgebers der Veranstaltung.

Der geschäftliche Anlass der Bewirtung muss schriftlich festgehalten werden – inklusive Ort, Datum, Teilnehmerkreis und Begründung. Bei Mahlzeiten genügt ein selbst erstelltes Protokoll über Anlass und Teilnehmer sowie der Restaurantbeleg als Nachweis.

Seit 2020 schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor, dass Gastronomiebetriebe Speisenausgaben elektronisch dokumentieren müssen. Diese Umstellung hat den Verwaltungsaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht und zunächst hohe Kosten für technische Systeme verursacht (etwa 1.000 bis 5.000 Euro pro Kasse). Gleichzeitig konnte sie jedoch Betrugsfälle verringern und die Nachvollziehbarkeit für Steuerprüfungen verbessern. Bis 2026 hatten rund 80 Prozent der Betriebe die neuen Systeme eingeführt.

Belege müssen maschinell erstellt, elektronisch erfasst und fälschungssicher sein. Bei technischen Störungen des Systems sind Abzüge dennoch möglich, sofern der Vorfall deutlich auf dem Beleg vermerkt ist. Auch digitale Rechnungen und selbst angelegte Aufzeichnungen werden akzeptiert – vorausgesetzt, sie erfüllen die Vorgaben.

Unternehmer müssen diese Dokumentationspflichten einhalten, um die Ausgaben steuerlich geltend machen zu können. Die Änderungen zielen darauf ab, Transparenz zu erhöhen und Fehler in der Steuererklärung zu minimieren. Bei Nichteinhaltung droht im Rahmen einer Prüfung die Aberkennung der Abzugsfähigkeit.